国际交流

申请举办国际会议程序

一、预报会议计划

1 、申办国际会议的单位需要在对外承诺或发布会议通告前一年的 9 月第一周内向社科处或科技处预报计划。（国际会议预报表见附件一）

2 、预报会议的计划经社科处或科技处初审后，由国际交流处汇总报教育部。

3 、未经预报的会议申请，原则上不再受理。

二、正式报批

1 、会议申办单位最迟在对外承诺或发布会议通告前 5 个月向学校正式申请举办会议，应签报社科处或科技处，经相关职能部门会签后报请校领导审批。（签报要求见附件二）

2 、校领导批准后，由国际交流处拟文，学校正式向教育部发文提出办会申请。

三、对外承诺或发布通告

教育部正式批复同意举办国际会议后，会议申办单位方可对外承诺或发布会议一号通告。

四、二次报批

1 、凡需要向外方单位（比如国际学术组织、协会等）申办或承办的国际会议，在教育部批复同意对外申办或承办后，会议申办单位方可启动申办或承办国际会议的筹备工作。

2 、向外方单位申办成功后应尽快第二次预报会议计划，并在预报表备注中注明该会的申办或承办已获批准，同时注明教育部第一次的批准文件号。

3 、在教育部批复同意举办国际会议后，会议申办单位方可对外承诺或发布会议一号通告。

五、与会国外代表

国外代表来华前两个月，会议申办单位在国际交流处为其申请《来华签证申请表》。与会国外代表不宜持旅游签证入境。

六、与会港澳台地区代表

若有港澳台地区的代表与会,会议申办单位需提前一个月将港澳台地区代表名单、简历等报港澳台办公室。

七、会议总结

会议结束后有关单位尽快 ( 不超过 2 个月 ) 向国际交流处提交会议总结，并向《国际学术动态》提交学术性总结。（撰稿要求见附件三）

附件二：申请国际会议签报的内容和要求

一、国际会议的中、英文全称；举办日期、会期、地点；主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称（国外单位应注明中外文全称）；与会人员范围、会议规模、外宾人数；

二、会议的主题、议题和主要内容；

三、举办国际会议的必要性、预期达到的目的、利弊分析；举办单位对举办该国际会议要写出明确意见；

四、经费来源；

五、应尽可能列出所有与会的中、外方人员中（英）文姓名、单位、职务及论文题目。

附件三：《国际学术动态》撰稿要求参考

• 用简短文字交代文章内容的背景，如会议时间、地点、主办单位、协办单位、主题以及与会人员等。

• 详写会议学术内容，如各国当代科技发展战略、学科交叉与渗透、科学发现（包括科学事实和科学原理的发现）、新思想、新方向、新方法、新产品、新材料、新实验等，结合会议交流信息，突出重点，侧重创新。

• 注意反映面向应用、面向市场的研发信息。

• 述评结合。颇有意义的建议、体会、感受等，可概括写出。

• 篇幅以 3000－8000字为好，可附上少量图表，并需将其中的外文尽可能译成中文。

• 如有反映会议信息动态的会议论文，也可与会议总结一同投递。

• 打印稿和电子稿一同投递。

• 稿件注明撰写人姓名、职称、职务、单位、通讯地址、电子邮箱、联系电话。

• 稿件请寄：湖北武汉华中科技大学主校区图书馆《国际学术动态》编辑部， 430074

联系人：

胡玉曼 ymhu@ied.ecnu.edu.cn

TEL:62232012